Această notă este o transcriere de la l’Observatoire du Long Term, urmată de o digresiune personală despre rolul arhitectului în extinderea proiectelor.
Învățăm din planificarea urbană din Manhattan
Link to heading
Străzile înguste și neregulate din sudul Manhattanului — cu nume imprevizibile și intersecții în tot felul de unghiuri — contrastează puternic cu restul New York-ului, așezat în formă de grilă, cu străzi (de la First la 220th) și bulevarde (de la First la Twelfth) late care se intersectează în unghi drept.
Explicația este istorică: nu exista planificare urbană la începutul secolului al XVII-lea, când New York-ul a început să servească drept punct comercial olandez. Străzile urmau traseele locuitorilor sau erau adăugate după cum era necesar, fără o viziune cuprinzătoare. Călătoria acolo este mai dificilă (în special pentru vizitatorii străini), lucrările publice sunt mai greu de planificat, iar creșterea orașului este mai greu de organizat.
Sudul Manhattanului a fost amenajat de instalatori (care s-au ocupat de nevoile imediate), în timp ce restul New York-ului a fost proiectat de arhitecți (inspirați de o viziune pe termen lung asupra nevoilor de transport în comun și de preocuparea pentru simplitate și eficiență generală).
Același lucru este valabil și pentru sistemele administrative. Unele sunt concepute pentru a optimiza timpul utilizatorilor cu prețul unui efort arhitectural suplimentar. Altele minimizează efortul celor care elaborează reguli prin acumularea de formalități și texte incoerente, precum un instalator care aleargă de la o scurgere la alta.
Singapore domină prima categorie prin adoptarea unei abordări inginerești, care își propune să proiecteze și să gestioneze politicile publice într-un mod care maximizează eficiența pentru utilizatori. Fiecare reglementare nouă trebuie să demonstreze beneficii suficiente, iar reglementările existente sunt supuse unor revizuiri regulate ale eficienței, menite să le optimizeze și să le elimine atunci când nu mai sunt necesare. Regulile de arhitectură funcțională sunt impuse pentru a optimiza eficiența textelor și procedurilor pentru utilizatori. Acestea includ standarde comune de date, utilizarea pe scară largă a formularelor precompletate (bazate pe date standard) și utilizarea obligatorie a componentelor software comune (de exemplu, pentru plată sau colectarea de date).
Agenția responsabilă de digitalizare joacă un rol cheie în calitate de arhitect șef și se bazează pe arhitecți funcționali în fiecare minister responsabil de implementarea standardelor. Tehnologia digitală este adesea un factor în simplificarea sau armonizarea proceselor: atunci când se digitalizează procedurile, devine evident costul diversității excesive în aceste proceduri sau în informațiile și documentele pe care le necesită. Înainte de digitalizare, această complexitate este suportată de utilizator. Prin digitalizare, costul acestei diversități devine evident, la fel ca și beneficiul armonizării proceselor divergente de la un departament la altul.
(credite imagine: Modele de design agentic)
În Franța, companiile și utilizatorii se confruntă cu una dintre cele mai mari „taxe pe termen lung” legate de complexitatea administrativă din Europa, estimată de Observatorul Termenului Lung la 6 puncte procentuale din PIB (~170 de miliarde EUR). Inițiativele de simplificare din trecut au fost adesea eforturi punctuale, fie prin revizuiri (de obicei evitate prin texte noi), fie prin rescrierea codurilor juridice (de obicei modificate ulterior pentru a aduce o complexitate suplimentară).
Două căi ar putea oferi o amploare mai mare unui astfel de efort și l-ar putea consolida pe termen lung. Prima ar fi restructurarea producției administrative prin introducerea unor principii arhitecturale inspirate de urbanizarea SW/IT și a unei abordări centrate pe utilizator (față de abordarea centrată pe administrație), așa cum a făcut Singapore.
A doua ar fi evaluarea „taxei pe timp” și stabilirea unui obiectiv - de exemplu, o reducere de 50 de miliarde. S-ar putea începe cu mijloace limitate - de exemplu, prin eșantionarea timpului petrecut pentru primele 100 de formalități principale. Un instrument de colaborare, „normoscop”, ar putea permite, de asemenea, utilizatorilor să împărtășească deficiențele procedurilor cu care se confruntă. Având în vedere că mijloacele gospodăriilor franceze sunt mai limitate ca niciodată, trebuie să le eliberăm de poveri care nu contribuie în mod benefic la calitatea vieții.
Când vine vorba de complexitate administrativă, asta înseamnă mai multă arhitectură, mai puține instalații sanitare.
Digresiune: Organizarea complexității în extinderea afacerilor
Link to heading
M-am întrebat adesea de ce unele startup-uri reușesc să se dezvolte și să devină expansiuni de succes, în timp ce altele se chinuie. De obicei, totul se reduce la a avea persoana potrivită în rolul potrivit. Pentru a realiza acest lucru, este important să înțelegem ce ar trebui să facă de fapt arhitecții.
Gândește-te la un startup ca la un restaurant care servește supă. Prima supă a fost un mare succes, ceea ce a ajutat afacerea să crească. Pe măsură ce restaurantul s-a extins, s-au alăturat mai mulți bucătari, au fost adăugate mai multe rețete, iar lucrurile au devenit mai complicate. Cu fiecare bucătar și rețetă nouă, bucătăria încetinea. Pentru a remedia acest lucru, fondatorii startup-ului au decis să înființeze un birou de management de proiect (PMO) pentru a readuce lucrurile pe drumul cel bun.
Echipa PMO a realizat curând că lipsea ceva important: un plan clar privind modul în care ar trebui să funcționeze bucătăria. Au încercat să remedieze acest lucru dând fiecărui bucătar responsabilități specifice, organizând sarcinile cu tichete detaliate și elaborând un plan general bazat pe efortul estimat. Dar nimic din toate acestea nu a funcționat. PMO-ul nu a putut înțelege de ce. Totul era scris, așa că de ce nu funcționa?
Problema era că în carte se explica cum se face supa, dar nu și ce fel de supă ar trebui să fie. Directorul de proiect (PMO) nu și-a dat seama că nu mai făcea o singură supă - avea un bulion care putea fi folosit pentru a crea diferite feluri de mâncare, în funcție de meniul creat de producătorii de produse (PM). În loc să rezolve problema reală, echipa PMO se limita la _procese de „instalații sanitare”, cum ar fi construirea mai multor drumuri fără un plan.
Ceea ce avea nevoie cu adevărat PMO era un sistem bine conceput, care să permită ca totul să funcționeze fără probleme și să se adapteze în timp, la fel ca drumurile din nordul Manhattanului. Greșeala PMO a fost că nu a recunoscut că aveau nevoie de un arhitect care să creeze un plan pentru un plan pe care să-l urmeze pentru a organiza complexitatea.
În multe companii care se extind, există doar un director de inginerie, care nu numai că proiectează arhitectura, dar este și responsabil pentru asigurarea mentalității de creștere a echipei. Scopul este de a oferi echipelor puterea de a-și asuma responsabilitatea pentru eficiență, mai degrabă decât de a o impune. Abia după ce acești pași sunt parcurși, cineva este gata de extindere!
Organizația bazată pe proiecte
Link to heading
Recent am dat peste articolul Organizația bazată pe proiecte de pe HBR. Îmi place abordarea structurată în jurul celor 3 pârghii: design organizațional, leadership și generare de valoare. Dar lipsește un detaliu: strategia de a transforma ideile în produse profitabile.
Diagrama de mai jos este o retranscriere a conceptului original, la care am adăugat pârghia „plan de drum”, pe care o putem descrie ca strategia de a transforma ideile în produse profitabile. Am adăugat și „echipa de ingineri”, care acționează ca liant între diferitele echipe.
În această diagramă, arhitectul contribuie la planul drumului? Planul drumului este cel care este dat arhitectului? Sau arhitectul este cel care oferă contribuții echipei de proiect? Toate răspunsurile sunt corecte, în funcție de context. Important este că echipa de ingineri este cea care va construi drumul și are nevoie de un plan de urmat sau de o arhitectură pe care să o „materializeze”.
Diagrama de mai jos arată cât de bine este proiectată și organizată bucătăria? Sau pur și simplu cât de eficient poate fi operată și transformată în profit de către PMO?
(credit imagine: )
Când lucrurile devin prea complexe și scapă de sub control, gândește-te să organizezi complexitatea cu aceste două reguli simple: Mai multă arhitectură și mai puține instalații sanitare!